日鉄エンジニアリング株式会社様では、社外との大容量ファイルの共有基盤としてBoxを導入されました。現在1,735名の協力パートナーとBox上でファイルを共有されています。
一方、当初20ユーザーからのスモールスタートであった社内ユーザーについても、徐々に社内でのファイル共有や部署単位でのファイルサーバーからの置き換えなど用途が広がり、2019年12月にはいよいよ全ての従業員と一部子会社も含む約2,500ユーザーへの導入を予定しております。

日鉄エンジニアリング株式会社様（以下、日鉄エンジニアリング）は、製鉄プラントや廃棄物発電プラントの建設をはじめ、石油・天然ガス開発施設、パイプライン、バイオマス発電施設など、さまざまな産業機械・装置や鋼構造物をつくる会社です。国内に7つの拠点があるほか、ベトナムやインドネシアなど海外にも支店・事務所を設け、グローバルに事業展開されています。
その中で、広がる市場、そしてビジネスの潮流の変化にスピーディーに対応できる組織を形成するため、日鉄エンジニアリング様ではICT部門を統括する「デジタル・トランスフォーメーションセンター」という新しい組織が設立されました。同組織は東京と北九州に設置されており、社員がもっとスムーズに仕事ができるシステムがないか常に探し、Boxをはじめ、ITを駆使したデジタル化推進について取り組まれています。

－Boxを導入されたのは、外部の協力パートナーとの連携強化が目的でしたね。

宮﨑様：「そうです。プラントの設計会社をはじめ外部の協力パートナーとは、図面や関連資料などのやり取りが頻繁に生じます。設計図面はデータサイズが大きく、セキュリティも求められます。その情報共有を容易かつ安全にできるプラットフォームを探していたときに、Boxを紹介いただいたのです」

－日鉄エンジニアリング様とは、Boxを導入する以前より、CTCのさまざまな商品を導入いただいています。当社を代理店として選ばれたのはそういった経緯もあるのでしょうか？

宮﨑様：「実は私自身がCTCと取引をさせていただいたのはBoxを紹介いただいてからですが、それ以前からCTCのことは知っていました。SIerのなかでも経験豊かで、多様な商品を扱っていることでも社内で評判でしたから。「これありますか？」と聞けば、ほとんどが「御座います」という回答で、Boxもそのなかで紹介された商品の一つです。何かを聞けば必ず答えが返ってくるという点で会社としても信頼関係が築けています。」

－他社システムとの比較はされなかったのですか？

宮﨑様：「別のベンダーが扱うシステムとの比較検討もしました。ただ、『わかりやすさ』と『セキュリティレベルの高さ』の点でBoxが圧倒的に優れていましたね。
一番の決め手は、トライアル後に何度か行ったCTCとの打ち合わせです。実際に使ってみると、いくつか課題も出てきます。それらの課題について、CTCがBox Japanの方と一緒に来社いただき、不安要素を解決してくださいました。CTCもBox Japanも柔軟かつスピーディーに動いてくれることに、この会社なら任せられると安心感がありましたね」

－社外との情報共有が目的で導入いただきましたが、現在では社内にもBoxが浸透しているようですね。

宮﨑様：「外部連携に関して、社内から『簡単に使えるもの』『すぐに導入できるもの』といった情報共有ツールの要望が挙がっていましたので、Boxはスムーズに受け入れられました。
そうやって外部連携ツールとして定着してくると、今度は『社内の情報共有にも使えるのではないか』という声も出てきます。当社ではファイルサーバーや事業部単位で文書管理システムを導入していますが、Boxの評判が広がっていくと社内用途としての導入を求める社員の声も自然と増えてきたのです。
当初は20ユーザーだった契約が、そのうち事業部全体で導入することになり、やがて全社展開となって、さらにはグループ企業にも導入することが決まり、導入から5年で2,500ユーザーまで増えました。外部との情報共有が目的だったのが、いつの間にか社内ユーザー数のほうが上回るようになり、使われ方が広がっていっています」

－Boxを社員に定着させるうえで、工夫されたことはありますか？

宮﨑様：「『利用したい人に利用してもらう』というスタンスで導入しましたので、当初は能動的に利用しているユーザーが多く、定着化に苦労することはありませんでした。しかし全体で導入することが決まると、Boxに苦手意識を持つ社員が少なからず出てきます。
その対策として、ICT企画推進部のBox担当者を増やし、問い合わせに迅速に対応できる体制を構築しました。場合によっては私たちが現場に足を運ぶこともあります。『ICT企画推進部に聞けばわかる』『呼ばれたらすぐ来てくれる』という安心感を社員に意識させることは、定着率を高めるのに欠かせないことだと考えています」

－定着率が高まると、これまで使っていたファイルサーバーなどは不要になりますよね？

－Boxを導入したことで、社員の働き方にも変化は出てきているでしょうか？

宮﨑様：「当初、設計会社さんと当社間のやり取りを目的にBox を導入しましたが、その結果、建設現場の担当者がBoxに格納されている設計図面をタブレットで閲覧しながら仕事を進めるといった活用法が自然と広がっていました。ほかにも、在宅勤務の促進にも貢献していますね。Box上に必要な資料を置いておけば、社外からでも仕事ができますし、働き方改革にもつながっていると思います。
働き方改革といえば、Box以外にもCTCから提案いただいた商品が役立っていますよ。たとえばテレビ会議関連のシステム。当社にはすでにテレビ会議システムはあるのですが、すべての会議室に備わっていなかったり、社外にいて参加できなかったりと、みんなが自由に使えないという課題がありました。
そのときもCTCに相談して、使い方がわかりやすくてポータブルなシステムを紹介いただきました。これがあれば、テレビ会議システムのある会議室を抑える手間や社外から戻ってくる手間なども省けます」

－働き方改革への取り組みは、ICT企画推進部にとってとてもやり甲斐のあるプロジェクトですね。

－社員お一人おひとりが、働き方改革について積極的に考えているんですね。

宮﨑様：「各部門に、ICT化推進の窓口となる担当者を設置したことも大きいですね。これも2019年度から始めた施策ですが、『現場から言われたことをやるICT窓口』ではなく、会社からの辞令で『ICTにも兼務で籍を置く窓口』としたことで、担当者は現場の課題や悩みを能動的に拾い上げるようになりました。
こうして、今までは私たちが導入するシステムを考えたり、それを会社がトップダウンで導入したりしていたのが、これからは部門ごとや現場単位で『こういうしくみがほしい』といった要望が増えて、その声を吸収するのが私たちの仕事となるように変化が求められています。部門ごとに、それぞれが働きやすい環境を構築していく。それが、一番いいですよね」

導入後のカスタマイズなど、当社のサポートについてはいかがでしょうか。

宮﨑様：対応スピードが早く、すごく満足しています。Boxは全世界の人が利用しているシステムなので、当社だけの要望に応じられないだろうと思っていたことでも、CTCにいえば改善してもらえたりもする。Boxにも、『Box Pulse』という改善要望を伝える仕組みはありますが、必ず当社の要望が通るわけではありません。だったら、日本で最初にBoxを扱いナレッジもたまっているCTC経由で改善要望を伝えてもらったほうが、我々の単なる１ユーザーとしての声ではなく、より重みのある要望としてBox へ伝わると思い、ついついCTCのサポートへ相談させてもらっています」

－Boxをはじめ、当社との関係性を含めた今後の展望をお伝えいただけますでしょうか？

宮﨑様：「Boxをプラットフォームに、他のツールと連携したシステムができないか検討中です。たとえば、Box上の情報をワークフローと連携して管理できないかとか、既存ツールなどと組み合わせて有効活用できる方法がないかを考えています。また、プロジェクト文書の管理法も模索しており、Boxを活用してより負担にならない方法で管理ができるしくみを作れたらと思っています。
こうした要件に対して、CTCには今までと同じように商品やアイデアを提案していただきたいですね。スタートアップの会社が開発したシステムとか、当社では与信の問題で導入できない場合でも、CTCを介せば導入できることもあります。『こんなことやりたいけど、何かない？』『あります』といったやり取りを、今後も続けていけたらと願っております」

－宮﨑様、お話いただきありがとうございました。